Deposit & Advance Payment dari Customer

Advance Payment (Tanpa Invoice DP)

Gunakan cara ini jika Customer Anda tidak memerlukan Invoice DP terpisah dimana Advance Payment langsung dibuat atas Sales Order

Jika Anda membutuhkan Invoice DP tersendiri yang digunakan untuk memotong Invoice Pelunasan / Invoice Final, misal untuk keperluan pembuatan Faktur Pajak DP maka ikuti penjelasan di bawah mengenai Invoice DP terpisah.

Apa itu Advance Payment?

Advance Payment adalah pembayaran dari customer sebelum barang dikirim (Delivery Note) atau tagihan dibuat (Sales Invoice). Umumnya dipakai untuk mencatat uang muka (DP) dari customer.

Prasyarat: Sales Order sudah submitted (status To Deliver and Bill).

Pembuatan Advance Payment atas Sales Order (SO)

1. Anda bisa membuat Sales Order dan print sebagai Proforma Invoice untuk menagih down payment.

2. Klik Create > Payment. Anda akan diarahkan ke dokumen Payment Entry baru. Field Party dan Account sudah terisi otomatis dari Sales Order.

3. Pilih metode pembayaran di field Mode of Payment (Cash/Bank/dll). Field ini menentukan akun kas/bank yang terpengaruh.

4. Isi total dana yang diterima di field Paid Amount. Nilai ini adalah total uang masuk yang nantinya dialokasikan ke Sales Order.

5. Di bagian Reference > Payment References, alokasikan dana ke Sales Order yang dituju lewat kolom Allocated (IDR):

• Satu Payment Entry bisa dialokasikan ke beberapa Sales Order sekaligus. Klik Add Row untuk menambah SO lain.

• Contoh: Paid Amount Rp 20.000 bisa dipecah jadi Rp 10.000 ke SO/26/04/006 dan Rp 10.000 ke SO/26/05/002, selama total alokasi tidak melebihi Paid Amount.

• Kolom Outstanding (IDR) menunjukkan sisa tagihan SO tersebut, sebagai acuan berapa yang bisa dialokasikan.

6. Klik Save, lalu Submit.

Setelah disubmit, field Advance Paid di Sales Order (tab Details > Totals) otomatis berubah sesuai nominal yang dibayarkan.

Dampak ke Sales Invoice

Saat membuat Sales Invoice dari Sales Order yang sudah memiliki advance, lakukan langkah berikut:

1. Buka tab Payments pada Sales Invoice. Bagian Advance Payments akan menampilkan pengaturan dan tabel Advances.

2. Atur dua pilihan berikut sesuai kebutuhan:

Allocate Advances Automatically (FIFO) — ketika dicentang, saat Sales Invoice di-Save sistem otomatis mengisi tabel Advances dengan uang muka customer yang sudah ada. Sistem mengambil advance yang terhubung ke SO pada invoice (atau yang belum teralokasi), mengurutkannya dari posting date terlama (FIFO), lalu mengalokasikannya sampai sisa total invoice tertutup. Jadi user tidak perlu memilih advance secara manual.

Only Include Allocated Payments — mengontrol advance mana yang muncul di tabel. Jika OFF, advance yang terhubung ke SO maupun Payment Entry yang masih mengambang (belum teralokasi) ikut ditampilkan. Jika ON, hanya advance yang sudah dialokasikan ke SO pada invoice yang muncul. Berguna saat customer punya banyak advance mengambang tapi Anda hanya ingin yang relevan dengan SO ini.

Saat Sales Invoice disubmit, statusnya menjadi:

• Paid — jika nilai advance menutup penuh nilai invoice.

• Partly Paid — jika advance belum menutup total invoice.

Deposit Dari Customer

Deposit adalah penerimaan dana dari customer yang dicatat langsung lewat Payment Entry, tanpa harus dibuat dari Sales Order. Dana ini menjadi saldo customer yang bisa dialokasikan otomatis ke Sales Invoice yang dibuat kemudian.

Langkah Membuat Deposit

1. Buka tampilan utama Payment Entry, lalu klik + Add Payment Entry.

2. Isi field Payment Type dan Mode of Payment.

Payment Type menentukan arah aliran dana. Anda dapat memilih dari tiga opsi:

• Receive — uang masuk dari customer. Pilih opsi ini untuk membuat deposit customer.

• Pay — uang keluar ke supplier/pihak lain.

• Internal Transfer — perpindahan dana antar akun internal (misal dari kas ke bank), bukan transaksi dengan pihak luar.

Mode of Payment — pilih metode pembayaran (Cash/Bank/dll) sesuai opsi yang tersedia. Pilihan ini menentukan akun kas/bank yang terpengaruh.

3. Pada bagian From / To, pastikan Party Type adalah Customer. Isi field Party dengan nama customer.

4. Pilih Account Paid From dan Account Paid To sesuai akun yang diinginkan.

5. Pada bagian Amount, masukkan jumlah dana yang ingin di-deposit di field Paid Amount. Nilai inilah yang akan menjadi saldo deposit customer dan dialokasikan ke Sales Invoice nantinya.

6. Jika Mode of Payment yang dipilih adalah bank,ada field yang wajib diisi: Reference No (nomor bukti transaksi, misal nomor transfer/cek) dan Reference Date (tanggal transaksi tersebut). Field ini tidak wajib di isi untuk pembayaran tunai (Cash).

7. Klik Save, lalu Submit.

Cara Memotong Deposit Customer Ke Invoice

Setelah deposit berhasil dibuat, Sales Invoice yang dibuat kemudian untuk customer tersebut akan otomatis teralokasi di tabel Advances pada tab Payments > Advance Payments. Saat Sales Invoice disimpan, tabel akan otomatis terupdate dengan Payment Entry dari deposit customer.

Dua kolom yang perlu diperhatikan:

• Advance Amount — jumlah atau sisa deposit customer.

• Allocated Amount — jumlah yang dialokasikan untuk membayar total Sales Invoice tersebut.

Ketika Sales Invoice disubmit, saldo deposit customer akan dikurangi sesuai total alokasi. Jika saldo deposit cukup untuk menutup nilai Sales Invoice, statusnya langsung menjadi Paid.

Sales Invoice juga otomatis terhubung dengan Payment Entry deposit customer, yang bisa dilihat di Payment Entry pada tabel Payment References.

Jika Anda memilih untuk tidak langsung mengalokasikan deposit secara langsung pada saat pembuatan Invoice, maka Anda juga bisa mengalokasi deposit ini lewat fitur Payment Matching.

Contoh use-case, misalnya pembayaran advance belum diketahui untuk Invoice yang mana, jadi baru alokasikan kemudian setelah kita tahu Invoice yang mau dipotong

Down Payment Invoice (Invoice DP)

Jika Anda perlu membuat Invoice Down Payment secara khusus/terpisah, seperti Invoice Uang Muka dengan PPN (Faktur Pajak), maka Anda bisa menggunakan flow Down Payment Invoice ini.

Invoice DP ini kemudian akan digunakan untuk memotong Invoice Pelunasan / Invoice Final secara otomatis

Terdapat 2 cara yang bisa digunakan, tergantung apakah item yang akan dipesan customer sudah diketahui atau belum:

• Cara 1 — Menggunakan item Advance Payment, yaitu item non-stock yang fungsinya hanya menandai dana masuk dari customer — bukan barang fisik yang dikirim. Cocok digunakan saat item yang akan dipesan customer belum pasti.

• Cara 2 — Menggunakan item / barang stok / jasa yang akan dipesan customer. Cocok digunakan saat item yang akan dipesan customer sudah pasti sejak awal.

Tahap 1 — Mencatat Dana di Muka (Down Payment Invoice)

1. Buat Sales Invoice secara standalone (langsung dari menu Sales Invoice, tidak dibuat dari Sales Order).

2. Isi Customer dengan nama customer yang menyetor dana.

3. Centang Is Down Payment? di bagian header invoice (kanan atas, dekat field Sales Person). Ini menandakan Invoice ini diperuntukkan sebagai Invoice Down Payment

4. Pada tabel item, pilih item Advance Payment (jika list barang yang dipesan Customer belum ada. Anda dapat memasukkan list barang di Sales Order), lalu isi nilainya sesuai dana yang diberikan customer.

Anda juga bisa mengisi table items dengan item stok seperti biasa jika Pesanan Customer sudah jelas dari awal.

5. Klik Save, lalu Submit. Sales Invoice ini sekarang tercatat sebagai Down Payment Invoice dan siap dipakai untuk transaksi customer tersebut.

6. Setelah disubmit, klik Create > Payment, lalu Save dan Submit. Sales Invoice ini sekarang tercatat sebagai Down Payment Invoice dan siap dipakai untuk transaksi customer tersebut.

Tahap 2 — Menggunakan Dana saat Customer Memesan

1. Saat customer melakukan pemesanan, buat Sales Order seperti biasa dan isi Customer dengan nama customer yang sama.

2. Pilih Down Payment Invoice yang tersedia di field Down Payment Invoice. Field ini menampilkan daftar Sales Invoice milik customer tersebut yang item-nya berupa Advance Payment.

3. Lengkapi Sales Order, lalu Save & Submit.

4. Buat Sales Invoice dari Sales Order tersebut. Pada Sales Invoice ini akan muncul field Down Payment Invoice yang otomatis memotong tagihan menggunakan dana dari Down Payment Invoice tadi.

Pada tab Payments, terdapat tabel Advances yang menampilkan Journal Entry dari Advance Payment (DP) yang telah dilakukan customer. Jurnal ini terbentuk otomatis oleh sistem saat membuat Invoice Final / Invoice Pelunasan

Tabel ini menunjukkan referensi JV (Journal Voucher) beserta jumlah Advance Amount (dana yang telah dibayarkan customer) dan Allocated Amount (jumlah yang sudah dialokasikan sebagai pemotongan terhadap Sales Invoice).

Jika baris JV tersebut di-klik, sistem akan mengarah ke form Journal Entry yang menampilkan detail transaksinya dalam bentuk tabel Debit dan Credit.
Tiga baris yang perlu diperhatikan pada tabel tersebut:

• Baris 1 (Debit) — total dana DP yang diterima dari customer, dicatat ke akun Pendapatan Barang Dagang.

• Baris 2 (Credit, tanpa Reference Name) — sisa saldo DP customer yang masih tersedia dan belum dialokasikan ke SI manapun.

• Baris 3 (Credit, dengan Reference Name berupa No. SO) — dana yang sudah dialokasikan untuk SI yang bersangkutan.

DP hanya bisa dialokasikan satu kali untuk satu SO. Ketika SI diterbitkan dari SO yang memiliki DP tersebut, sebagian dana pada baris 2 akan dialokasikan sesuai kebutuhan SI (dicatat pada baris 3 dengan Reference Name). Sisa dana yang tidak terpakai pada SO tersebut tidak bisa dialokasikan lagi ke SI lain dari SO yang sama — sisa saldo tersebut harus di-refund ke customer.

9. Saat Sales Invoice disubmit, statusnya menjadi:

• Paid — jika dana dari Down Payment Invoice cukup untuk melunasi tagihan.

• Partly Paid — jika dana belum cukup menutup total tagihan (masih ada sisa yang harus dibayar).