Alur Marketplace

Order Baru

Setiap ada pesanan yang masuk dan sudah dibayar oleh customer, pesanan tersebut akan masuk ke Sales Order. Jika tidak terjadi Error SKU, Sales Order secara otomatis akan tersubmit dan Sales Invoice akan terbuat dengan status Pending. Jika ada perubahan di Marketplace, Sales Order dan Sales Invoice akan mengikuti.

Order Status Marketplace

Tokopedia (Tidak Berlaku lagi Karena Sudah Jadi Satu Dengan Tiktok Shop)

  • 220: Order baru yang sudah dibayar (paid). Jika masih belum dibayar, maka Sales Order belum akan masuk dan terbentuk (Filter order status ini untuk Terima Order Tokopedia)

  • 400: Sudah dilakukan proses terima pesanan. Di tahapan ini nomor AWB akan diterima dan Sales Invoice dengan status Draft dan order status To Pick (Lihat Mode Advanced).

    Filter order status ini untuk Request Pickup.

  • 450: Penjual sudah melakukan Request Pickup

  • 500: Paket sudah dijemput oleh Kurir

  • 600: Paket sudah sampai ke alamat Penerima (Recipient)

  • 690/700: Pesanan selesai, dana diteruskan ke Penjual (Merchant)

Shoppe

  • UNPAID: pesanan baru telah dibuat, namun pembeli belum melakukan pembayaran

  • READY_TO_SHIP: sudah ada pesanan baru dan permbeli melakukan pembayaran (Filter order status ini untuk Proses-Atur Pengiriman di Shopee)

  • PROCESSED: pesanan sedang diproses oleh penjual

  • SHIPPED: pesanan sudah dipickup oleh ekspedisi

  • TO_CONFIRM_RECEIVED: pesanan sudah sampai di alamat pembeli

  • COMPLETED: pesanan sudah selesai, dan dana sudah siteruskan ke saldo penjual

TikTok & Tokopedia

  • 100: UNPAID (Sudah checkout tapi Belum Bayar)

  • 111: AWAITING_SHIPMENT (Filter order status ini untuk Proses-Atur Pengiriman)

  • 112: AWAITING_COLLECTION (Menunggu Pick-up)

  • 121: IN_TRANSIT (Dalam proses pengiriman oleh kurir)

  • 122: DELIVERED (Paket terkirim ke alamat tujuan)

  • 130: COMPLETED (Order selesai, dana dicairkan ke dompet penjual)

  • 140: CANCELLED (Order batal)

Lazada

  • unpaid: Pembeli sudah checkout tapi belum melakukan pembayaran

  • pending: Order sudah dibayar dan siap diproses (Filter order status ini untuk Proses-Atur Pengiriman)

  • ready_to_ship_pending: Menunggu Pickup (Filter order status ini untuk Request Pickup - RTS)

  • ready_to_ship: Paket sudah di-pickup kurir

  • delivered: Paket terkirim ke alamat tujuan)

  • confirmed: Order selesai dan dikonfirmasi, dana dicairkan ke dompet penjual

Blibli

  • C: Pesanan sudah dibuat, status ketika pesanan sudah dibayar oleh pembeli

  • FP: Pesanan siap diproses. (filter order status ini untuk Process Order)

  • PC: paket dibuat dan siap dikirim. (filter order status ini untuk Request Pickup)

  • PU: penjual sudah menyiapkan paket dan menunggu kurir

  • CX: Dalam proses pengiriman

  • CR: Pembeli melakukan permintaan untuk melakukan pembatalan.

  • D: Pesanan terkirim ke pembeli

  • X: Pesanan dibatalkan

Informasi Transaksi Marketplace

Anda dapat melihat Informasi Transaksi Marketplace di Sales Order dan Sales Invoice

Frame 1 (3)

  • No Online Order: Nomor pesanan atau Invoice.

  • Order Status: Status Orderan sistem VEF ketika melakukan Alur Pemenuhan Order

  • Courier Name: Nama jasa kurir yang digunakan untuk mengirim paket

  • Courier Type: Tipe layanan kurir yang digunakan

  • Order Date : Tanggal pemesanan dilakukan

  • Recipient: Nama pembeli

  • Recipient Number : Nomor handphone pembeli

  • Ship To: Alamat tujuan paket

  • AWB No: No Resi

  • Buyer Notes: Catatan pembeli

  • Seller Notes: Catatan dari penjual

  • Package Weigth: Berat suatu paket dengan satuan Kg (Kilo gram)

  • Package List:

  • Payment Method: Metode pembeli melakukan pembayaran

Video Manual - Process Order & Menangani Error SKU


Error SKU (SKU Tidak Sesuai antara Marketplace dan Sistem)

Error SKU terjadi jika barang di transaksi tidak ditemukan atau tidak match. Karena itu, Sales Order tidak dapat tersubmit secara otomatis, melainkan status dokumen menjadi Draft. Anda harus melakukan submit Sales Order secara manual.

Catatan: Sales Invoice tidak dapat dibuat jika Sales Order masih berstatus Draft

Mencari Sales Order dengan Error SKU

Sales Order yang mempunyai Error SKU akan diberikan tanda (Tags) yang dapat membantu Anda dalam menemukan Sales Order tersebut.

  1. Buka tampilan utama Sales Order dan perhatikan Sidebar pada Sales Order


  2. Klik Tags dan pilih ErrorSKU


  3. Sistem akan menampilkan semua Sales Order dengan tags Error SKU


Cara menangani Error SKU

  1. Buka Sales Order dengan Error SKU

  2. Cari field Items di tab Details > Items


  3. Ganti Item dengan Error SKU dengan item yang sesuai


  4. Save dan Submit dokumen


Fulfillment Flow (Alur Pemenuhan Order)

Proses Order dan Atur Pengiriman

  1. Awalnya Sales Order akan terbentuk dengan salah satu status berikut:

    1. To Deliver and Bill: Dokumen secara otomatis disubmit oleh sistem.

    2. Draft: Sales Order akan berstatus draft jika item pesanan tidak ditemukan atau tidak cocok. Baca panduan cara menangani Error SKU.

    Sales Invoice juga akan terbuat secara otomatis dengan status Pending. Kode Status / Order Status di Sales Invoice berada di field Pending Remarks


  2. Dari Sales Order (List View), Pilih / filter dokumen dengan status:

    • READY_TO_SHIP (Shopee)

    • AWAITING_SHIPMENT (TikTok & Tokopedia)

    • Pending (Lazada)

    • FP (Blibli)


      Anda juga bisa menyeleksi / menfilter order status marketplace agar proses Process Order dan Request Pickup melalui Sales Order menjadi lebih mudah pada bagian Sidebar di tampilan sebelah kiri.


    • Centang (tick) order yang ingin Anda proses / Terima Order / Atur Pengiriman

      Untuk proses beberapa Order sekaligus maka Order yang ditick harus dalam 1 toko yang sama



      Lalu pilih menu Actions > Process Order


      • Tokopedia / Blibli: ketika tombol ditekan, tidak ada dialog yang muncul. Proses Terima (Accept Order) langsung dilakukan

      • Shoppe / Tiktok / Lazada: ketika tombol ditekan, ada dialog yang muncul dan Anda perlu memilih waktu pickup dan konfirmasi

  3. Ikuti langkah selanjutnya tergantung pada paket yang Anda pilih. Jika proses berhasil maka no.AWB akan terupdate otomatis dari marketplace

  4. Process Order / Atur Pengiriman juga bisa dilakukan per satuan Order dengan membuka dokumen Sales Order dan klik Marketplace Actions > Process Order

Video Manual - Print Shipping Label


Print Shipping Label (Cetak Label Pengiriman)

Ada 2 cara untuk mencetak Shipping Label, yaitu lewat Sales Order dan Pick List:

Melalui Pick List

Anda dapat membuat Pick List terlebih dahulu dan print label pengiriman secara masal dari dokumen Pick List. Pelajari pembuatan Pick List disini

Dari Sales Order

Berikut status marketplace untuk mencetak label pengiriman, Anda bisa mem-filter kolom Order Status sebagai berikut:

  • Shopee: Processed

  • Lazada: ready_to_ship

  • Tiktok: AWAITING_COLLECTION

  • Blibli: PC atau PU

Berikut langkah untuk print label dari Sales Order:

  1. Filter dokumen dengan status marketplace diatas

  2. Buka Sales Order yang diinginkan

  3. Klik pada logo print


  4. Pastikan Print Format menggunakan SO Label


  5. Anda juga bisa melakukan print label pengiriman dengan beberapa Sales Order sekaligus dengan cara memilih beberapa dokumen Sales Order


  6. Klik Actions > Print


  7. Pastikan Print Format adalah SO Label

Pilihan Metode Fulfillment

Video Manual - Pick and Pack


Mode Basic

Di mode ini, setelah melakukan Process (Terima) Order / Atur Pengiriman, status Sales Invoice akan tetap berstatus Pending. Tim Anda melakukan print label/resi, picking dan packing barang.

  1. Setelah paket siap, Anda ke Home > Marketplace Flow > Pick and Pack

  2. Pada mode basic, field Action adalah Completion secara default. Setelah scan berhasil (sukses) Sales Invoice akan tersubmit otomatis dan stok terpotong

  3. Lakukan scan nomor barcode AWB atau barcode No.Order. Otomatis Invoice tersubmit dan order status menjadi Completed (menjadi AR Invoice - Piutang) dan stok berkurang.

  4. Scan Resi lagi dengan memilih Action > Delivery (Optional) untuk tahapan hand-over ke pihak kurir pada saat pickup

    Di modul Pick and Pack ini, scan tidak bisa double terhadap satu Resi yang sama


    Jika Anda tidak melakukan scan barcode di Pick and Pack, maka Sales Invoice tetap akan tersubmit dan Completed otomatis jika paket sudah berpindah tangan ke kurir. Ini dilakukan otomatis oleh sistem setelah menerima notifikasi dari Marketplace bahwa paket sedang dalam pengiriman oleh Kurir

Mode Advance (Pick Item - Pack Item - Dispatch)

Mode ini membutuhkan Add-On modul tambahan yaitu Advance Marketplace Flow di layanan Bisaa.Work, dimana Anda bisa melacak status setiap paket/order dengan lebih detil, melakukan proses validasi untuk mengurangi kesalahan (mencegah retur) dengan scan barcode sehingga barang yang dipacking sesuai dengan order, tidak lebih dan tidak kurang

  1. Ketika Sales Order dan Sales Invoice sudah mendapatkan no resi, sistem akan mengisi secara otomatis di field AWB No, status Sales Invoice akan menjadi To Pick, namun belum tersubmit.

  2. Jika status Sales Invoice adalah To Pick, masuk ke modul Home > Marketplace Flow > Pick Item.

    Pick Item adalah proses dimana barang sedang diambil di Warehouse. Jika semua barang sudah diambil dan siap dipacking, lakukan validasi dengan scan no resi/no order dan setiap barcode SKU sesuai qty barang. Jumlah scan akan dihitung dan harus sama dengan qty item yang ada di order. Jika qty banyak, setelah scan 1 SKU bisa langsung mengisi kolom Enter Full Qty.

    Catatan:

    • Jika item berupa Serial No, maka Anda harus meng-scan barcode Serial No (bukan barcode SKU)

    • Anda Juga bisa mengganti Warehouse Item tersebut melalui Pick Item dengan scan Serial No dengan Warehouse yang Anda Inginkan.


    Pesan Error akan muncul jika ada validasi yang tidak berhasil, seperti scan SKU/Serial yang berbeda dengan produk yang ada di data order, melebihi qty yang diminta dll


    Jika validasi berhasil maka field Is Picked akan tercentang (Per Item SKU) otomatis di Sales Invoice Item.


    Jika seluruh item berhasil di scan dan berstatus Is Picked, Status Sales Invoice akan berubah menjadi To Pack dan Sales Invoice akan tersubmit otomatis. Stok aktual akan terpotong dan sinkron otomatis ke marketplace

  3. Masuk ke Pack Item di Home > Marketplace Flow > Pack Item

    Pack Item adalah proses pembungkusan (packing) dari sebuah barang yang dipesan. Scan Resi / Order dilakukan ketika sebelum dan sesudah packing.


    Ketika ingin melakukan packing, isi field Scan Start dengan nomor resi atau nomor order. Ketika barang sudah selesai di packing, scan nomor resi atau nomor order di field Scan End. Jika sudah, Order Status Sales Order dan Sales Invoice akan berubah menjadi Completed

  4. Terakhir Masuk ke Pick and Pack Dispatch

    Setelah scan nomor resi/AWB/nomor order, order status di Sales Invoice akan berubah menjadi Delivered


    Jika tahapan ini dilewati, maka ketika barang sudah berpindah ke kurir, status Sales Invoice akan berubah menjadi Delivered.

    Untuk Tokopedia, Lazada dan Blibli akan otomatis Request Pickup setelah Pick and Pack berhasil

Proses Order Instant / Same Day

Untuk kecepatan dalam mengatur pengiriman untuk order instan/same day service:

Lewat Pick List

  1. Buat Pick List baru lalu klik Get Sales Order Items, lalu filter Courier Type dengan keyword sameday, same day atau instant.


  2. Save, Submit dan Print All Sales Order untuk mencetak Shipping Label


Lewat Sales Order:

  1. Buka Sales Order yang ingin diproses

  2. Update kolom AWB No dengan nomor resi sementara. Anda bisa menggunakan nomor order sebagai nomor sementara. Setelah AWB No terupdate, kolom order status di Sales Invoice akan menjadi To Pick (Mode Advance). Di Mode Basic order status tetap Pending

  3. Print label pengiriman dengan mengklik icon Print di Sales Order tersebut dan pilih format SO Label.

  4. Lanjutkan langkah-langkah Pick and Pack sesuai mode masing-masing.


Edit Page New Page Revisions Page Settings

Previous Page

Left

Next Page

Right

On this page