Sales Order

Sales Order adalah dokumen konfirmasi dari sebuah pesanan customer

Jika Anda mau melakukan entri Penjualan tanpa Sales Order, Anda bisa langsung membuat dokumen Pengiriman (Delivery Note) atau Nota Penjualan (Sales Invoice) secara langsung

Akses Sales Order

  • Akses Home > Transaction > Sales Order


  • Akses Home > Selling > Selling > Sales Order


  • Akses Search Bar


Membuat Sales Order

Ada beberapa skenario yang dapat digunakan dalam pembuatan Sales Order

Melalui Single Quotation

  1. Pastikan Status Quotation adalah Open

  2. Untuk membuat Sales Order melalui satu Quotation, buka tampilan utama Quotation

  3. Pilih Quotation


  4. Pilih menu Create > Sales Order. Sistem akan mengarahkan Anda untuk pembuatan Sales Order bedasarkan Quotation yang dipilih


Melalui Multiple Quotation

  1. Untuk membuat Sales Order melalui beberapa Quotation sekaligus, buka tampilan utama Sales Order,

  2. Klik + Add Sales Order


  3. Isi field Customer


  4. Klik Get Items From > Quotation


  5. Sistem akan menampilkan Quotation dengan status Open. Pilih Quotation dan klik Get Items


Membuat Sales Order secara mandiri

Skenario ini biasanya digunakan jika ingin membuat Sales Order tanpa menggunakan Quotation.

  1. Klik “+ Add Sales Order”


  2. Memasukkan Batas Tanggal Pengiriman

    Untuk memasukkan batas tanggal pengiriman, isi field Delivery Date


  3. Mengatur Harga Item (Price List)

    Price List digunakan untuk memasukkan harga item secara otomatis jika ada. Isi field di tab Details > Currency & Price List > Price List.


    Secara Default, Price List menggunakan konfigurasi di Master Data secara berurutan (Customer > Customer Group). Jika tidak ditentukan di Master Data, Standard Selling akan digunakan sebagai default Price List.


    Contoh: jika Customer tidak menentukan Price List sedangkan Customer Group yang bedasarkan Customer tersebut menentukan Price List, maka Price List diambil melalui Customer Group.

  4. Menentukan Item

    Item-item pada Sales Order terletak pada tab Details > Items.

    • Menambahkan Item


      • Untuk menambahkan item, bisa dengan klik tombol Add Multiple, Add Row, atau Upload.

      • Anda bisa memilih Warehouse untuk semua item dengan mengisi field Set Source Warehouse.

      • Setel jumlah barang pada field Quantity dan harga barang di field Rate.

      • Total perhitungan jumlah barang dengan harga masing-masing akan ditampilkan pada field Amount

      • Akumulasi harga keseluruhan akan ditampilkan di field Total

      • Untuk bisa melihat secara detail, klik tombol Edit pada item yang Anda inginkan.


    • Menghapus Item

      1. Pilih item yang ingin dihapus dengan mencentang kota di sebelah kiri tabel


      2. Tombol Delete akan muncul, klik tombol Delete untuk menghapus item


      3. Item yang dipilih akan terhapus


Menentukan Sales Person

Menambahkan Sales Person

Sales Person adalah orang yang menjual barang kepada Customer. Sales Person bisa lebih dari satu orang.

  • Menambahkan Single Sales Person.

    Untuk menambahkan satu Sales Person, isi field Sales Person di tab Details


  • Menambahkan Multiple Sales Person

    Untuk menambahkan beberapa Sales Person sekaligus, edit tabel Sales Team di tab More Info > Sales Team


    • Sales Person: nama penjual

    • Contribution: seberapa besar kontribusi penjual dalam bentuk persentase

    • Contribution to Net Total: besar kontribusi secara harga

    • Commission Rate: persentasi komisi dari total harga

    • Calculated Incentives: komisi yang didapat untuk penjual (tidak bisa diedit)

    • Incentives: Sama seperti Calculated Incentives, namun bisa diedit. Tujuannya jika Anda ingin memberikan komisi diluar perhitungan sistem

Menambahkan Pajak

Untuk bisa menerapkan pajak pada Sales Order, isi field Sales Taxes and Charges Template di bagian Taxes.

Sales Taxes and Charges Template default sudah disediakan dari bawaan Sistem yang bisa langsung Anda gunakan tanpa perlu membuat template sendiri


Mengisi field Sales Taxes and Charges Template akan menerapkan template di tabel Sales Taxes and Charges Template dan tabel juga bisa diubah secara manual.

  • Type: Dimana pajak akan dihitung. Type memiliki 5 pililhan, yaitu:

    • Actual : Isi manual nilai aktual pajak/biaya yang ingin dikenakan

    • On Net Total : pajak/biaya dikenakan berdasarkan isian kolom rate (persentase) dikalikan jumlah Net Total di transaksi

    • On Previous Row Amount : isian kolom rate (persentase) dikalikan nilai potongan pajak/biaya yang terhitung di baris sebelumnya.

    • On Previous Row Total : Sama seperti di atas tetapi diterapkan dari akumulasi total dari baris-baris sebelumnya setelah dikurangi pajak/biaya masing-masing baris.

  • Account Head: Akun pajak/biaya yang digunakan di Buku Besar

  • Description: Deskripsi mengenai pajak dan biaya

  • Tax Included in Basic Rate: Jika dicentang, nilai pajak/biaya sudah dihitung termasuk di dalam harga item barang/jasa

  • Rate: nilai persentase pajak/biaya yang akan dikenakan, jika kolom Type diisi selain Actual

Total pajak yang didapat akan ditampilkan di field Total Taxes and Charges

Tax Breakdown

Tax Breadown adalah bagian yang menampilkan nilai pajak/biaya dari setiap item yang berada di tabel Items


Menentukan Diskon

Diskon digunakan agar biaya transaksi menjadi lebih murah

  • Menentukan Diskon Untuk Item

    1. Untuk bisa menentukan diskon untuk item yang ingin Anda pilih, klik tombol Edit untuk membuka detail item.


    2. Jika Price List Rate terisi bagian Discount and Margin akan terlihat


    3. Klik Discount and Margin untuk membuka field-field didalamnya


    4. Isi field Discount (%) on Price List Rate with Margin untuk menghitung diskon bedasarkan persentase total harga item. Harga diskon akan ditampilkan pada field Discount Amount


    5. Isi field Discount Amount untuk menghitung diskon bedasarkan total harga dikurangi dengan Discount Amount. Persentase diskon akan ditampilkan di field Discount (%) on Price List Rate with Margin


  • Menentukan Diskon Dari Total Harga

    Untuk bisa menentukan diskon harga pada Sales Order. Isi field di tab Details > Additional Discount.


    • Apply Additional Discount On: menerapkan diskon pada jenis total harga yang Anda inginkan.

    • Additional Discount Percentage: menerapkan diskon bedasarkan persentase dari total harga yang akan dikalikan dengan total harga

    • Additional Discount Amount: menerapkan diskon bedasarkan nominal harga yang akan dikurangi dengan total harga.

Ketentuan Pembayaran (Payment Terms)

Untuk menentukan cara pembayaran Sales Order, isi tabel Payment Schedule template di tab Terms > Payment Terms

Sistem sudah memiliki beberapa template bawaan yang siap digunakan dan sudah terisi secara default. Anda dapat menggantinya dengan template yang Anda buat sendiri di master, dan mengganti kolom Template dibawah secara manual


Menambah Isi Tabel

  • Menambah Isi Tabel Melalui Template

    Untuk mengisi Payment Schedule dengan template yang sudah Anda buat, isi nama template di field Payment Terms Template


  • Menambah Isi Tabel Secara Mandiri

    1. Di tabel Payment Schedule, klik Add Row


    2. Baris baru akan muncul, isi field di baris baris tersebut


      • Payment Term: Nama Payment Term. Jika diisi, field setelahnya akan diisi secara otomatis menyesuaikan pengaturan yang sudah diatur di Payment Term

      • Description: keterangnan mengenai Payment Terms

      • Due Date: jadwal jatuh tempo

      • Invoice Portion: persentase total harga yang wajib dibayar sebelum jatuh tempo.

        Catatan: Pastikan total Invoice Portion di dalam tabel adalah 100. Jika tidak, error akan terjadi ketika akan disimpan.

      • Payment Amount: jumlah biaya yang wajib dibayar sebelum jatuh tempo

Menghapus Isi Table

  1. Pilih baris Payment Term dengan mencentang kotak disebelah kiri tabel


  2. Akan muncul tombol Delete untuk menghapus isi tabel. Klik tombol Delete


  3. Payment Term yang dipilih akan dihapus


Secara Default, Payment Terms menggunakan konfigurasi di Master Data secara berurutan (Customer > Customer Group). Jika tidak ditentukan di Master Data, Payment Terms dibuat bedasarkan tanggal jatuh tempo dan total harga sebanyak satu baris.

Contoh: jika Customer tidak menentukan Payment Terms sedangkan Customer Group yang bedasarkan Customer tersebut menentukan Payment Terms, maka Payment Terms diambil melalui Customer Group.

Menambahkan Informasi Rekening di Terms and Conditions

Menentukan Syarat dan Ketentuan dari Sales Order dapat ditemukan tab Terms > Terms and Conditions. Salah satu kegunaan Terms and Conditions adalah untuk memasukkan Info Rekening Bank


Cara membuat:

  • Menggunakan template

    Jika sudah memiliki template untuk syarat dan ketentuan Sales Invoice, Isi field Terms and isi dari template akan berada di field Terms and Conditions Details

  • Membuat sendiri

    Jika ingin membuat syarat dan ketentuan sendiri tanpa menggunakan template, langsung saja isi di field Terms and Conditions Details

Informasi ini juga akan ditampilkan di cetakan Sales Order

Menentukan Letter Head

Untuk menentukan Letter Head, isi field Letter Head di tab More Info > Print Settings


Menentukan Judul Ketika Di Print (Print Heading)

Untuk menentukan judul Sales Order ketika di print, isi field Print Heading di tab More Info > Print Settings


Hasil nya akan seperti dibawah ketika ingin mencetak dokumen


Menyimpan dan Submit Sales Order

  1. Jika Anda sudah mengisi field-field yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan dokumen. Status dokumen akan menjadi Draft.


  2. Jika Anda sudah yakin dengan isi dokumen, klik Submit. Status dokumen berubah menjadi To Deliver and Bill



Setelah Submit Sales Order

Ada beberapa pilihan yang bisa Anda lakukan setelah Submit dokumen.

Melakukan Pembayaran Dengan Advance Payment

Anda bisa melakukan pembayaran sebelum barang dikirim atau sebelum membuat Sales Invoice bedasarkan Sales Order tersebut.

Lihat cara membuat Advance Payment

Membuat Delivery Note

Anda bisa membuat dokumen Delivery Note bedasarkan Sales Order tersebut dengan klik menu Create > Delivery Note


Membuat Sales Invoice

Anda juga bisa membuat Sales Invoice sebelum membuat Delivery Note Bedasarkan Sales Order dengan Create > Sales Invoice


Update Items

Setelah Sales Order tersubmit dan Anda ingin melakukan perubahan pada table Items tanpa melakukan pembayaran, maka Anda bisa ikuti langkah-langkah berikut.

Table items di Sales Invoice dari Sales Order ini juga akan terupdate jika masih Invoice masih berstatus Draft

  1. Buka halaman utama Sales Order


  2. Buka Sales Order yang sudah tersubmit


  3. Klik menu Update Items


  4. Akan muncul dialog untuk update item di Sales Order tersebut


  5. Mengubah Isi Tabel

    1. Klik pada filed yang ingin diubah


    2. Jika sudah yakin dengan perubahan, klik Update


    3. Tabel Item akan berubah


  6. Melihat Detail Item

    Untuk melihat isi item yang lebih detail, klik logo pensil pada bagian kanan tabel


    Sistem akan menampilkan isi detail dari item yang Anda pilih


  7. Menambah Item

    Dalam menu Update Item, Anda bisa menambah item untuk Sales Order yang sudah disubmit

    1. Klik Add Row pada bagian bawah kiri dari tabel


    2. Baris baru akan muncul, isi field-field tersebut


  8. Menghapus Item

    Anda juga bisa menghapus Item dari Sales Order yang sudah disubmit.

    1. Pilih item yang ingin dihapus dengan mencentang kotak pada bagian kiri tabel


    2. Tombol Delete akan muncul. Untuk menghapus item, klik tombol Delete


    3. Item yang dipilih akan terhapus


Menahan Sales Order

Sales Order yang ditahan tidak dapat diproses ke transaksi selanjutnya

Proses Menahan Sales Order

  1. Jika Anda ingin menahan Sales Order untuk transaksi selanjutnya, klik Status > Hold


  2. Masukkan alasan Anda menunda Sales Order ini, jika sudah klik Submit


  3. Status Sales Order akan berubah menjadi To Hold

Melanjutkan Transaksi Yang ditahan

  1. Untuk melanjutkan kembali transaksi yang Anda tahan sebelumnya, klik Status > Resume


  2. Status Sales Order menjadi seperti semula


Menutup Sales Order

Close Sales Order bertujuan untuk mengakhiri status Sales Order, yang masih menyisakan Item atau Qty yang belum dikirim atau ditagih.

Sales Order yang ditutup tidak akan bisa dilanjutkan ke tahapan transaksi selanjutnya, baik Delivery Note maupun Sales Invoice

Proses Menutup Sales Order

  1. Jika anda ingin menutup Sales Order, klik Status > Close


  2. Status Sales Order akan menjadi Closed


Proses membuka kembali Sales Order

Sales Order yang sudah ditutup masih bisa dibuka kembali untuk di proses ke transaksi selanjutnya

  1. Klik Status > Re-open


  2. Status Sales Order akan kembali seperti semula


Melacak Status Pengiriman & Status Penagihan Per Item Barang

Setelah Delivery Note dibuat bedasarkan Sales Order dan disubmit, Anda bisa melacak status pengiriman dan status penagihan untuk setiap item.

Melalui Field D-qty di Item

  • Pilih Sales Order

    • Cari tabel Items di tab Details > Items. Perhatikan field D-qty di tabel Items


    • Angka 2 menandakan bahwa Delivery Note yang dibuat bedasarkan Sales Order sudah disubmit dan barang sudah dipegang oleh Customer.


Melalui Sales Order Analysis

Mengakses Sales Order Analysis

  • Akses melalui Home > Selling > Key Reports > Sales Order Analysis


  • Akses melalui Search Bar


Tampilan Sales Order Analysis

  • Standard Filter: digunakan untuk mencari Sales Order yang lebih spesifik


  • Chart: menampilkan data dalam bentuk chart


  • Tabel: menampilkan data dalam bentuk tabel


Mengubah Bentuk Chart

Bentuk Chart dapat diubah sesuai dengan keinginan Anda

  1. Klik Set Chart


  2. Setelah di klik, akan muncul dialog untuk mengubah Chart


    • Field X Field akan menampilkan data dari kiri ke kanan.

    • Field Y Field akan menampilkan data dari bawah ke atas. Isi Y Field untuk

    • Type of Chart: Tipe Chart yang akan ditampilkan

    • Preview Chart: menampilkan chart sementara bedasarkan pengaturan Chart yang Anda buat.

  3. Jika sudah, Klik Create


  4. Tampilan Chart di Sales Order Analysis akan berubah


Melihat Koneksi Dengan Dokumen Lain

Setelah submit, jika Anda membuat dokumen lain bedasarkan Sales Order, Anda bisa melihat di tab Connections untuk melihat apa saja dokumen yang terhubung dengan Sales Order.


Melihat Persentase Pengiriman dan Transaksi

Persentasi dari pengiriman dan transaksi dapat dilihat pada tab More Info > Status


Penjelasan Field:

  • Status: Status Sales Order

  • % Amount Billed: Persentase dari harga barang yang sudah dibayar melalui Sales Invoice. Jika sudah mencapai 100%, status Sales Order akan menjadi To Deliver

  • % Delivered: Persentasi dari jumlah barang yang sudah dikirim melalui Delivery Note. Jika sudah mencapai 100%, status Sales Order akan menjadi To Bill

    Jika % Amount Billed dan % Delivered sudah mencapai 100%, status Sales Order menjadi Complete

Advance Payment

Advance Payment bertujuan untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum membuat Delivery Note atau Sales Invoice.

Anda bisa membuat Advanced Payment jika Sales Order sudah disubmit.

Pembuatan Advance Payment

  1. Buka Sales Order dengan status To Deliver and Bill

  2. Klik Create > Payments. Anda akan diarahkan ke dokumen Payment Entry untuk membuat Advance Payment


  3. Pilih metode pembayaran di field Mode of Payments


  4. Isi nominal harga yang ingin dibayar di field Paid Amount


  5. Klik Save dan Submit


Jika Advance Payment sudah disubmit, field Advance Paid di Sales Order di tab Details > Totals akan berubah mengikuti nominal yang dibayarkan.

Dampak Advance Payment

Pada saat membuat Sales Invoice bedasarkan Sales Order yang sudah melakukan pembayaran, Payment akan muncul didalam tabel Advances di tab Payments di Sales Invoice.


Jika Sales Invoice di submit, Status Sales Invoice akan menjadi Paid jika nilai Advance bisa memnuhi nilai Invoice atau status menjadi Partly Paid jika nilai Advance belum memenuhi total Invoice.


Status Sales Order

  • Draft : Sales Order sudah disimpan, namun belum disubmit. Anda masih bisa mengganti isi dari dokumen

  • On Hold: Transaksi Sales Order ditahan karena memiliki alasan tertentu

  • To Deliver and Bill : Sales Order sudah disubmit dan siap diproses ke Delivery Note atau Sales Invoice. Atau bisa juga berarti Delivery Note dan Sales Invoice belum 100% dibuat atas Sales Order tersebut.

  • To Bill : Delivery Note (Pengiriman) sudah dbuat 100% namun Sales Invoice belum dibuat 100% atau masih menyisahkan items dan nilai yang belum ditagih

  • To Deliver : Sales Invoice sudah dibuat 100% namun Delivery Note / Pengiriman atas Sales Order ini belum dilakukan atau masih menyisahkan items dan qty yang belum dikirim (belum 100%)

  • Completed : Delivery Note dan Sales Invoice sudah dibuat 100% atas seluruh items dan qty yang ada

  • Cancelled : Sales Order yang sudah disubmit telah dibatalkan.

  • Closed: Status ditutup, artinya sisa items dan qty yang belum dikirim & ditagih tidak akan dilanjutkan ke tahapan pengiriman/penagihan

Edit Page New Page Revisions Page Settings

Previous Page

Left

Next Page

Right

On this page