Sinkronisasi Stok

Cara Kerja Sinkron Stok

1. Buka Laporan Item Summary di Home > Working Sheet > Item Summary

   
   

   • Actual Qty: qty aktual yang tersedia di masing-masing gudang

   • Reserved Qty: jumlah qty yang sudah di-reserved dari Sales Order

   • Available Qty: Actual - Reserved yang berarti sisa stok yang tersedia untuk dijual di berbagai channel. Kolom ini lah yang akan di-sinkron ke setiap toko marketplace

2. Setiap terjadi Sales Order untuk item A001, maka reserved qty akan bertambah sesuai jumlah order

3. Saat Sales Invoice sudah tersubmit atau menjadi completed (melewati proses Pick and Pack), maka kolom reserved qty akan di-release dan kolom actual qty akan terpotong

Sinkronisasi Stok akan dilakukan secara otomatis oleh sistem setiap terjadi Sales Order baru, update Sales Order, Sales Invoice tersubmit, atau semua perubahan dan transaksi mutasi stok yang terjadi, seperti penerimaan barang dari pembelian, mutasi antar gudang, stock opname dan transaksi stok lainnya

Trigger Sinkron Stok Secara Manual

Anda dapat melakukan trigger supaya sistem melakukan sinkron stok ke marketplace jika terjadi selisih. Caranya Anda cukup membuat transaksi mutasi stok lewat pembelian ataupun Stock Entry dan kemudian lakukan pembatalan. Lalu lanjutkan dengan mengecek apakah stok sudah benar-benar terupdate

Sistem akan melakukan sinkron ulang otomatis di setiap tengah malam atas semua Item yang memiliki mutasi stok yang terjadi dalam 48 jam terakhir untuk memastikan stok sudah tersinkron dengan sesuai

Disable Stock Update (Menonaktifkan Sinkronisasi Stok)

Anda juga bisa menonaktifkan update stok barang. Untuk melakukannya, Anda bisa melakukan di level Item dan Customer (Toko).

Level Item

1. Pilih salah satu item.

2. Buka Tab Marketplace Details. Anda dapat melihat Marketplace yang terhubung dengan Item tersebut.

   
   

3. Centang Disable Stock Update pada Toko yang diinginkan

   
   

4. Klik Save. Stock Update akan dinonaktifkan bedasarkan Item dan Marketplace yang dipilih.

Terkait Sinkronisasi Stok ke Tokopedia

Ada beberapa catatan yang perlu diperhatikan khusus untuk Marketplace Tokopedia:

• Jika SKU tidak match antara Sistem dengan SKU yang terdaftar di Tokopedia, maka opsi Disable Stock Update akan otomatis tercentang (Aktif)

• Opsi ini akan otomatis di-untick (Tidak Aktif) jika ada order baru yang masuk dan SKU match / sesuai

• User bisa mengaktifkan / non-aktifkan opsi ini secara manual di table di atas

Level Customer

1. Pilih Customer Marketplace

2. Buka Tab Marketplace Settings

3. Centang Disable Stock Update

   
   

4. Klik Save. Stock Update akan dinonaktifkan untuk Marketplace tersebut.

Penyebab Stok Tidak Sinkron Ke Marketplace

Berikut beberapa penyebabnya:

1. SKU produk antara marketplace dan sistem tidak sama / tidak sesuai. Perhatikan huruf besar-kecil dan spasi.

2. Untuk SKU baru, maka diperlukan waktu sampai dengan 24 jam untuk melakukan proses mapping awal

3. Sinkron stok dilakukan pada saat terjadi mutasi / transaksi stok di sistem baik SO baru, penerimaan stok baru, mutasi antar gudang dan transaksi stok lainnya. Pastikan pada saat memasukkan / upload stok awal tidak ada yang terlewat. Jika belum ada transaksi stok yang terjadi atas SKU tertentu di sistem, maka stok SKU itu di Marketplace belum akan tersinkron

4. Reserved Qty sudah berada di level >= Actual Qty, sehingga Available Qty menjadi nol. Reserved Qty berasal dari transaksi Sales Order yang sudah me-reserve stok.
   
   Available Qty = Actual Qty - Reserved Qty

   Kolom Available Qty inilah yang di-sinkron ke marketplace, bukan Actual Qty. Cara cek Availabe Qty di Item Summary

   
   

5. Status Produk di marketplace invalid / banned / tidak aktif / archived. Anda perlu mengecek ke marketplace langsung untuk hal ini

6. Item terkait sedang dalam program kampanye promo / Flash Sales dimana qty stok di-kunci (locked) oleh marketplace selama masa promo

7. Disable Stock Update tercentang pada level Item atau Customer. Lihat opsi Disable Stock Update

8. User melakukan update stok secara manual langsung di marketplace. Jika demikian, maka stok akan sinkron kembali jika terjadi transaksi mutasi stok berikutnya, seperti Sales Order baru, adjustment stok, pembelian baru dan lain-lain terhadap SKU yang sama.