Payment Matching

Pada halaman Payment Matching, User dapat dengan cepat melakukan pencocokan antara outstanding invoices dengan Unallocated / Advance Payments / Deposits untuk membayarkan Outstanding Invoices.

Cara Mengakses Payment Matching

Payment matching bisa diakses melalui Search Bar:

Setelah opsi di klik maka akan muncul halaman Payment Matching. Tampilan lengkap Payment Matching sebagai berikut:

Cara Allocate Unallocated Payment Entry ke Sales Invoice & Purchase Invoice

1. Masuk ke halaman Payment Matching.

2. Isi kolom Customer atau Supplier sesuai tipe Invoice yang akan di matching.

3. Setelah Customer atau Supplier dipilih, maka 3 tabel pada section Unreconciled Entries sebagai berikut akan terisi.

   
   

   Pada sisi kiri terdapat tabel Outstanding Invoices yang berisi invoices yang belum di bayar sepenuhnya. Pada sisi kanan, terdapat tabel Unallocated and Advance Payments yang terdiri dari Payment Entry dengan pembayaran yang belum teralokasi ataupun advance payments serta tabel Outstanding Credit Notes yang berisi invoices dengan total negatif.

   
   

   Pada Payment Matching AR-Customer, tabel Outstanding Invoices akan menambah piutang, sementara tabel-tabel pada sisi kanan akan mengurangi piutang. Sebaliknya, di Payment Matching AP-Supplier, tabel kiri akan menambah hutang, dan tabel-tabel di sisi kanan mengurangi hutang.

   
   

4. Pilih setidaknya masing-masing 1 baris dari tabel Outstanding Invoice dan tabel Unallocated and Advance Payments.

   
   

   Apabila user ingin memilih seluruh entry di tabel Outstanding Invoice, maka dapat menggunakan tombol Allocate All.

   Apabila terdapat entry yang tidak lagi up to date, user dapat menggunakan tombol Get Unreconciled Entries untuk refresh tabel-tabel pada section Unreconciled Entries.

   
   

5. Entry yang dipilih akan muncul di tabel section Allocated Entries. Pastikan semua Invoice dan Payment yang perlu di matching sudah terpilih.

   
   

   
   

6. Klik tombol Process Payment Matching.

   
   

   Dalam Payment Matching, sistem akan mencocokkan setiap entry dari tabel kanan dan kiri secara berurutan, entry tabel kiri dengan nomor urut pertama akan di pasangkan dengan entry dari tabel kanan dengan nomor urut pertama dan seterusnya.

   
   

   Apabila ada entry Outstanding Invoices yang lebih kecil nilai pembayaran tertunggaknya dibandingkan entry Unallocated Payments yang di pasangkan dengannya, maka entry Unallocated Payments itu akan dapat di pasangkan kembali dengan entry Outstanding Invoices selanjutnya sampai nilai pembayarannya habis, begitu juga sebaliknya.

7. Setelah proses Payment Matching selesai, akan terlihat pesan pop-up sebagai berikut.

   
   

   Apabila terdapat tagihan yang belum lunas setelah user melakukan payment matching, maka akan ada section Unallocated Entries yang berisi sisa jumlah Unallocated Payments seperti di gambar di atas.

Cara Allocate Outstanding Credit Note / Debit Note ke Sales Invoice & Purchase Invoice

Apabila Customer / Supplier memiliki Credit Note ataupun Debit Note, maka dapat digunakan sebagai pengganti Payment Entry dalam alur Payment Matching.

1. Buka halaman Payment Matching dan Isi kolom Customer / Supplier.

2. Pilih Invoice yang ingin di matching, dan pilihlah setidaknya satu entry tabel Outstanding Credit Notes.

3. Pastikan semua entry yang dipilih sudah benar dan klik tombol Process Payment Matching.

Cara buat Payment Entry Deposit Lalu Allocate ke Table Outstanding Invoices

Apabila user ingin melakukan Payment Matching namun tidak memiliki Payment Entry yang sesuai, user dapat membuat Payment Entry Deposit.

1. Klik tombol Create Payment Entry di kanan atas tabel Unallocated and Advance Payments.

   
   

2. Akan muncul dialog sebagai berikut.

   
   

3. Isi kolom Received Amount dengan jumlah deposit.

4. Isi Cash or Bank Account.

5. Klik tombol Create and Submit.

Cara Refund Unallocated Payment Entry

Refund dapat dilakukan untuk Payment Entry yang memiliki dana yang belum teralokasi. Dengan refund melalui halaman Payment Matching, maka akan otomatis terbuat entri jurnal yang mencatat bahwa sejumlah dana yang di refund kepada Customer ataupun dari Supplier telah keluar/masuk. Entri tersebut juga akan tampil pada tabel referensi pembayaran Payment Entry.

1. Memilih Payment Entry yang ingin di refund.

   
   

2. Klik tombol Create Refund for Selected Payments.

   
   

   Akan muncul dialog berikut:

   
   

3. Pada kolom merah, isilah dengan akun yang akan digunakan untuk menerima dana refund dari supplier atau mengeluarkan dana refund oleh customer.

   
   

4. Centang kotak Separate Cash or Bank Account for Each Payment Entry jika ingin entri jurnal terpisah untuk setiap Payment Entry yang dipilih untuk refund.

   
   

5. Apabila biaya yang ingin di refund lebih kecil dari jumlah dana yang belum dialokasikan pada Payment Entry, maka user dapat mengganti nominal refund pada tabel.

   
   

   Jika diperlukan, user juga bisa mengganti Account Description pada tabel.

   
   

   Perlu diperhatikan, jika Payment Entry sudah dipakai untuk membuat pembayaran di muka pada doctype Order (Sales Order, Purchase Order), maka pembayaran uang muka tersebut akan ditarik terlebih dahulu untuk di refund.

   
   

6. Jika Payment Entry belum habis dana setelah di refund, maka akan muncul di tabel dengan dana tersedia yang dikurangi dengan jumlah refund.

   
   

   Journal Entry yang dibuat untuk melakukan refund akan langsung terlihat pada tabel references Payment Entry yang digunakan.

   
   

Cara Refund Credit Node / Debit Note

1. Memilih satu atau lebih Credit Note pada tabel Outstanding Credit Notes.

   
   

2. Klik tombol Create Payment for Selected Credit Note.

   
   

3. User akan di redirect ke halaman create Payment Entry. User dapat mengisi informasi Payment Entry yang diinginkan pada halaman ini lalu di submit.

   
   

Cara Write Off Sisa Tertunggak Outstanding Invoice

Apabila user akan melakukan pembayaran dengan Payment Matching dan terdapat sisa tagihan tertunggak yang tidak signifikan, maka user bisa mengisi kolom Write Off Remaining Outstanding Below This Amount.

1. Pilih Invoice dan Payment yang akan di matching.

2. Isi kolom Write Off Remaining Outstanding Below This Amount dengan jumlah sisa tagihan tertunggak yang ingin di write off.

   
   

3. Klik Process Payment Matching.

Apabila jumlah sisa tagihan tertunggak dari suatu entry kurang dari jumlah write off yang diisi oleh user, maka Outstanding Invoice tersebut dianggap lunas.

Cara Clear Tabel Allocation Entries

Untuk mengosongkan tabel Allocated Entries dengan cepat, user bisa menggunakan tombol Clear Allocations.

Semua Invoice dan Payment akan di unselect, dan tabel Allocated Entries akan dikosongkan kembali.

Switch AR-AP between Customer-Supplier

Secara default, Payment Matching meminta user untuk memilih Customer yang akan di matching ke Sales Invoice.

Apabila user ingin melakukan matching Payment Entry ke Purchase Invoice, user dapat klik tombol Switch to Supplier.

Apabila sebaliknya, maka user dapat klik tombol Switch to Customer.

Ketika switching antara Payment Matching AR-Customer dan AP-Supplier, seluruh data yang sudah di isi pada halaman Payment Matching sebelumnya akan terhapus.

Cara menambahkan Invoices dari Customer / Supplier lain

Apabila user ingin langsung matching dari beberapa Customer / Supplier sekaligus, user bisa memasukkan Invoice dari Customer / Supplier lain ke tabel Outstanding Invoice dengan tombol Add Invoices from Other Customer / Supplier.

1. Klik tombol Add Invoices from Other Customer.

   
   

2. Akan muncul dialog sebagai berikut.

   
   

3. Pilih Invoice yang ingin di matching.

   
   

4. Klik Add Selected Invoice.

   
   

   Apabila ingin menambahkan semua invoice, maka klik Add All.

   
   

5. Invoice yang dipilih akan muncul di tabel Outstanding Invoices.

   
   

   Jika terdapat duplikat, akan muncul message berikut.

   
   

Cara Menambahkan Invoice / Payment Documents Melalui Hover Popup

1. Ketika User hover mouse di atas kolom pertama entry pada list Sales Invoice, Sales Order, Payment Entry, Purchase Order, dan Purchase entry, akan muncul pop up sebagai berikut.

   
   

2. Dengan klik pilihan Allocate in Payment Matching maka doc tersebut akan langsung dimasukkan ke dalam tabel Allocated Entries dan alert berikut akan muncul.

   
   

   
   

3. Apabila Customer ataupun Supplier pada doc yang dipilih user berbeda, maka akan muncul pesan pop-up sebagai berikut.

   
   

   User dapat memilih untuk mengganti pihak Customer ataupun Supplier ataupun membatalkan penambahan tersebut dengan klik tombol Cancel atau mengosongkan tabel Allocated Entries dan mengisinya dengan doc dengan Customer atau Supplier baru yang dipilih.

   
   

   User juga dapat pergi ke halaman Payment Matching dengan klik tombol Open Payment Matching.