Prosedur Pengelolaan Item Operasional (Opex/Non-Stock)
Dokumen ini menjelaskan langkah-langkah teknis untuk membuat master data item non-stock (biaya operasional), mengajukan tagihan melalui Purchase Invoice, dan memonitor status pembayaran melalui laporan Accounts Payable.
1. Membuat Item Non-Stock sebagai Opex Item
Langkah ini dilakukan untuk mendaftarkan jenis biaya baru ke dalam sistem agar terintegrasi dengan akun biaya (expense account) yang sesuai secara otomatis.
Masuk ke modul Stock, pilih menu Item, lalu klik tombol + Add Item.
Pada tampilan "New Item", klik tombol Edit Full Form di bagian bawah untuk membuka pengaturan lengkap.
Isi Item Code dan Item Name sesuai kebutuhan.
Penting: Hapus centang (uncheck) pada opsi Maintain Stock. Ini menandakan bahwa item ini adalah jasa atau biaya, bukan barang fisik yang disimpan di gudang.
Pindah ke tab Accounting. Pada tabel "Item Defaults", klik Add Row.
Pilih Company dan tentukan Default Expense Account (misal: Biaya Sewa Dibayar Dimuka). Pengaturan ini memastikan jurnal akuntansi otomatis mengarah ke akun biaya yang benar saat transaksi.
Klik Save.
2. Pengajuan Opex Melalui Purchase Invoice (PI)
Langkah ini digunakan untuk mencatat tagihan dari supplier terkait item operasional yang telah dibuat sebelumnya.
Masuk ke modul Accounting, pilih Purchase Invoice, lalu klik + Add Purchase Invoice.
Pilih nama Supplier yang relevan.
Gulir ke bawah menuju tabel Items. Masukkan Item Code (item non-stock yang dibuat pada Tahap 1) dan masukkan nominal biaya pada kolom Price List Rate.
Pastikan data sudah benar, lalu klik Save dan Submit.
3. Monitoring Outstanding Opex (Accounts Payable)
Langkah ini digunakan untuk melihat tagihan operasional yang belum dibayar (outstanding) atau memverifikasi status hutang usaha.
Masuk ke modul Accounting, lalu pilih laporan Accounts Payable.
Gunakan filter di bagian atas sesuai kebutuhan (misal: berdasarkan tanggal atau supplier).
Tips: Untuk memverifikasi detail barang/jasa, centang opsi Show Item Details. Ini akan memunculkan kolom item code dalam laporan untuk memastikan tagihan yang dilihat sudah sesuai.
Lihat tabel laporan di bawah filter. Gulir ke kanan untuk melihat kolom Outstanding Amount guna mengetahui nominal yang belum dicairkan/dibayar.
